We wtorek 17. marca 2009 r. w Warszawie odbyła się konferencja pt. „Zarządzania informacją w sytuacjach kryzysowych”, współorganizowana przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji i Rządowe Centrum Bezpieczeństwa. Obrady otworzył podsekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, dyrektor Rządowego Centrum Bezpieczeństwa Antoni Podolski, który – na zakończenie – dokonał także podsumowania wystąpień. Wskazywał na rolę, jaką dobrze pojęte i sprawnie realizowane zarządzanie informacją, może odgrywać w minimalizowaniu skutków sytuacji kryzysowych.

Celem konferencji było omówienie standardów efektywnego zarządzania informacją w sytuacjach kryzysowych, wymiana doświadczeń osób zaangażowanych w informowanie o różnorodnych zdarzeniach kryzysowych , zarówno po stronie administracji rządowej jak i mediów, a także nakreślenie perspektyw skutecznej współpracy.
Wykład wprowadzający wygłosił dr Przemysław Guła, szef Biura Monitorowania i Analizy Zagrożeń Rządowego Centrum Bezpieczeństwa. Poruszone zagadnienia dotyczyły m.in. psychologicznych aspektów informowania w sytuacji kryzysowej, takich jak działanie w warunkach silnych obciążeń emocjonalnych i poczucie niepewności z jednej strony, a „głodu informacji” z drugiej. Te właśnie czynniki, w połączeniu z problemem poszanowania prywatności, mogą w przypadkach kryzysów powodować problemy w komunikacji z mediami. Do przewodniej myśli wykładu wprowadzającego – „Zarządzaj informacją zanim ona zacznie zarządzać tobą” – nawiązywali następnie, wprost lub pośrednio, niemal wszyscy prelegenci.

Referaty konferencji pogrupowanie zostały według trzech modułów tematycznych:
• Polityka informacyjna i medialna w kryzysie
• Komunikacja kryzysowa a ochrona zdrowia publicznego
• Informowanie publiczne a bezpieczeństwo wewnętrzne
Pierwszy cykl, poświecony polityce informacyjnej i medialnej w kryzysie, otworzył Philip Moore (Police Service of Northern Ireland), który dokonał cennej systematyzacji działań informacyjnych w sytuacjach kryzysowych, zwracając uwagę, że w dzisiejszym świecie polityka informacyjna kreowana przez oficjalne źródła musi uwzględniać niemal nieograniczone możliwości przekazu informacji przez przypadkowych świadków zdarzeń (m.in. wykorzystanie kamer czy dyktafonów w telefonach komórkowych).
Dziennikarz RMF FM Roman Osica przedstawiał punkt widzenia praktyka od strony mediów – na przykładzie kilku wybranych sytuacji kryzysowych z ostatnich lat wskazywał zarówno błędy jak i dobre praktyki informacyjne, stosowane przez organy i instytucje państwa. Podkreślał zarazem, że w chwilach kryzysów najgorszy jest brak szybkiej i rzetelnej informacji, co często skłania media do podawania plotek i spekulacji zamiast sprawdzonych faktów. Na podobną problematykę zwracał uwagę st. bryg. Paweł Frątczak , rzecznik prasowy Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej. Wykorzystując doświadczenia z różnorodnych zdarzeń kryzysowych, w których rozwiązywanie angażowana jest Państwowa Straż Pożarna podkreślał, że współpraca z mass mediami jest jednym z najważniejszych aspektów skutecznego zarządzania kryzysowego.

Nieco odmienny punkt widzenia zaprezentowała Joanna Kozińska – Frybes, zastępca dyrektora Departamentu Konsularnego i Polonii Ministerstwa Spraw Zagranicznych, która podzieliła się z uczestnikami konferencji specyficznymi doświadczeniami MSZ w zarządzaniu informacją w sytuacjach kryzysowych, dotyczących obywateli polskich poza granicami kraju. Z tej perspektywy – jak podkreślała prelegentka – zarządzanie informacją w rozumieniu medialnym ustąpić musi dwóm pierwszoplanowym zadaniom – niesieniu pomocy Polakom bezpośrednio na miejscu zdarzenia oraz informowaniu rodzin poszkodowanych o losach ich bliskich. Zarządzanie informacją dla mediów w sposób zrozumiały jest w takich sytuacjach zadaniem trzeciorzędnym, chociaż – w miarę możliwości osobowych – realizowanym na bieżąco i z pełnym zaangażowaniem. Joanna Kozińska – Frybes wskazywała także na ten rodzaj zagrożeń i kryzysów we współczesnym świecie, gdy zarządzanie informacją musi być szczególnie powściągliwe – dotyczy to głównie zdarzeń o charakterze terrorystycznym, w tym porwań i porwań dla okupu. W takich sytuacjach zbyt szybki i nieskrępowany przepływ informacji może zagrażać bezpieczeństwu, a nawet życiu ludzi, uzasadniona bywa zatem nawet czasowa „blokada informacyjna”. Coraz częściej – choć nadal nie zawsze – taka praktyka spotyka się ze zrozumieniem mediów. Doświadczeniami z pracy rzecznika Ministerstwa Obrony Narodowej dzielił się z kolei Jarosław Rybak, dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej Biura Bezpieczeństwa Narodowego. Jego wystąpienie koncentrowało się wokół zdarzeń kryzysowych z udziałem polskich żołnierzy, służących w kontyngentach bojowych poza granicami kraju.

W drugim bloku tematycznym, poświęconym komunikacji kryzysowej w kontekście ochrony zdrowia publicznego wystąpili Paweł Trzciński, kierownik Zakładu Komunikacji Społecznej Narodowego Instytutu Zdrowia Publicznego – Państwowego Zakładu Higieny oraz prof. J.Paulo Moreira, Deputy Head of Health Communication Unit European Centre for Disease Prevention and Control (ECDC). Zwracano uwagę, że sytuacje kryzysowe w obszarze ochrony zdrowia mogą dotyczyć bardzo szerokich grup ludności, a niekiedy wręcz całego kraju. Są to zarazem sytuacje, w których ogół społeczeństwa jest szczególnie podatny panikę wynikającą z rozpowszechnianych plotek, spekulacji i niesprawdzonych doniesień. Paweł Trzciński nawiązywał do swoich doświadczeń, gdy jako rzecznik Ministerstwa Zdrowia był odpowiedzialny za działania informacyjne resortu, a de facto państwa, w tzw. „aferze corhydronowej”. Zaznaczył, że był to typowy przykład sytuacji, gdy wielka medialna afera, skutkująca kryzysem społecznego zaufania do leków konkretnego producenta, wybuchła nie dlatego, że instytucje państwowe nie dopełniły procedur, ale dlatego, że w odpowiednim momencie nie podjęto uprzedzających działań informacyjnych.

Odrębnym problemem, któremu poświęcone były referaty trzeciego, ostatniego modułu konferencji, jest informowanie publiczne a bezpieczeństwo wewnętrzne. Paweł Chomentowski z Centrum Antyterrorystycznego zarysował kwestię wykorzystywania mediów jako instrumentu działania międzynarodowych grup terrorystycznych. Podinspektor Mariusz Sokołowski, rzecznik prasowy Komendanta Głównego Policji, mówił o roli mediów w sytuacjach zagrożeń o charakterze terrorystycznym. Nawiązał do konkretnych przykładów zarządzania informacją w sytuacjach zagrożeń, do których w ostatnich latach dochodziło w Warszawie, a co do których istniało podejrzenie, że ich podłożem mogły być działania o charakterze terrorystycznym. W swoim wystąpieniu podkreślał istotne znaczenie aktywnej polityki informacyjnej, szybkiego i regularnego przekazywania komunikatów, tak by „głodne informacji” środki przekazu nie mogły „żywić się” plotką lub rozpowszechniać – nawet mimowolnie – spekulacji i przekłamań. O roli jaką wymiana informacji w społeczeństwie obywatelskim może spełniać w przeciwdziałaniu przestępczości mówił natomiast dr Paweł Kobes z Instytutu Profilaktyki Społecznej i Resocjalizacji Uniwersytetu Warszawskiego. W ostatnim referacie Luiza Sałapa, Rzecznik Prasowy Centralnego Zarządu Służby Więziennej, poruszyła problem oczekiwań społecznych, dotyczących informowania o sytuacjach lub zdarzeniach kryzysowych. Mówiła o specyfice przekazywania mediom informacji o zdarzeniach kryzysowych, których terenem są placówki ściśle zamknięte, jakimi są więzienia i areszty. Właśnie ten szczególny charakter placówek powoduje, że zdarzenia z udziałem niewielkiej grupy osób, czy nawet pojedynczych osadzonych mogą – poprzez przekaz medialny – być odbierane przez społeczeństwo jako sytuacja kryzysowa. W przypadkach takich zdarzeń sprawna współpraca z mediami i umiejętne zarządzanie informacją jest szczególnym wyzwaniem w kontekście bezpieczeństwa wewnętrznego.

W konferencji „Zarządzanie informacją w sytuacjach kryzysowych” uczestniczyło około 150 gości z całego kraju, w tym m.in. rzecznicy prasowi wojewodów, przedstawiciele służb prasowych komend wojewódzkich i powiatowych Policji i PSP, przedstawiciele wydziałów bezpieczeństwa i zarządzania kryzysowego urzędów wojewódzkich i urzędów miast, reprezentanci podmiotów ochrony zdrowia publicznego oraz wielu centralnych instytucji administracji publicznej (m.in. Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Biura Bezpieczeństwa Narodowego, Kancelarii Prezydenta RP).